شرکت شما چه تجهیزات دفتری باید داشته باشد؟
هر کسب و کار باید در مورد انواع تجهیزات اساسی اداری مورد نیاز شرکت خود فکر کند تا کارمندان خود به درستی کار خود را انجام دهند. تجهیزات دفتری در مدیریت امور مربوط به دفتر کمک می کند و باعث می شود کارهای روزانه شما به راحتی اجرا شود.
تجهیزات اداری معمولاً نادیده گرفته می شوند، اما ضروری هستند. تجهیزات مناسب و لازم باید برای همه کارمندان در دسترس باشد تا آنها بتوانند به طور مؤثر و کارآمد کار کنند. کارکنان نه تنها از تجهیزات با کیفیت خوب بهره مند می شوند بلکه از تصویر کسب و کار شما نیز سود خواهند برد. لوازم اداری مناسب برای مشتریان و شرکا پیام مثبتی ارسال می کند.
لوازم اداری اساسی شامل مبلمان، چاپگرهای تجاری، ابزارهای همکاری، سیستمهای تلفنی، لوازم آشپزخانه (مانند دستگاه قهوه) و غیره است. البته یک اتصال اینترنتی قوی و خوب ضروری است. بدون اتصال به اینترنت با کیفیت خوب، به عنوان مثال کسب و کار شما قادر به استفاده از سیستمهای تلفنی خاصی نخواهد بود.
داشتن تجهیزات اداری مناسب باعث می شود تا دفتر شما حرفه ای تر به نظر برسد و این امر باعث می شود که کارهای روزمره کار هموار و راحت انجام شود. انتخاب تجهیزات اداری مناسب به نیازهای شغلی و نیازهای کارکنان شما بستگی دارد. [ تجهیزات اساسی اداری ]
1- مبلمان
خرید مبلمان اداری مناسب به دلایل مختلف از اهمیت بسیاری برخوردار است. در مرحله اول، باعث می شود تا دفتر شما خوشایند و حرفه ای به نظر برسد. دفتر شما برای کارمندان و مشتریان راحت و قابل دسترسی خواهد بود. انتخاب مبلمان اداری مناسب همچنین نقش مهمی در افزایش روحیه و بهره وری کارکنان شما خواهد داشت. کارمندان تمایل دارند که در محیطی دلپذیر احساس راحتی کنند. از این طریق نگرش مثبتی نسبت به سازمان ایجاد می کنند و احساس انگیزه بیشتری برای کارآمد و کارآمد بودن دارند.
به عنوان مثال، استفاده از رنگهای مناسب و نورپردازی تنها چند عامل است که باعث افزایش بهره وری می شود. همیشه به خاطر داشته باشید تا آنچه را که می توانید با آنچه برای کارمندان خود می خواهید هزینه کنید، متعادل کنید. سرانجام، لوازم اداری مانند مبلمان باید منعکس کننده ماهیت تجارت شما باشد. مبلمان اداری مطبوع زیبا جلوه خوبی را به بازدید کنندگان می دهد. این امر باعث می شود تا تصویر دفتر بهبود یابد و باعث شود که این شرکت قابل اعتماد تر و حرفه ای تر باشد.
هنگام خرید مبلمان اداری، لازم است فضای دفتر خود را در نظر بگیرید. همیشه سعی کنید این وسایل اداری را به گونه ای ترتیب دهید که باعث بزرگتر و قابل دسترسی تر شدن دفتر شود. انتخاب مبلمان اداری مناسب ممکن است چالش برانگیز باشد، زیرا این کار راحتی کارمندان شما و نحوه عملکرد آنها را تعیین می کند. بنابراین در انتخاب خود فاکتورهایی وجود دارد که باید در نظر بگیرید. خرید مبلمان اداری یک سرمایه گذاری بزرگ است، بنابراین فقط موضوع طراحی نیست بلکه صرف هزینه هر سکه نیز با خردمندانه است. [ تجهیزات اساسی اداری ]
2- اتصال به اینترنت
برقراری اتصال به اینترنت پر سرعت بدون شک برای هر مشاغل ضروری است. بدون اتصال به اینترنت معتبر، مشاغل قادر نخواهند بود اطلاعات داخلی و خارجی را با آنها به اشتراک بگذارند و به اشتراک بگذارند. با توجه به اینکه بسیاری از مشاغل بصورت آنلاین فعالیت می کنند، اتصال اینترنتی خوب به کارهای روزمره کمک می کند.
بسیاری از تجهیزات اداری قادر به اتصال به اینترنت هستند. بنابراین، IoT یک سیستم عالی است که دستگاههای هوشمند مختلف را قادر می سازد داده ها را از طریق شبکه و بدون تعامل انسانی انتقال دهند. به عنوان مثال این دستگاه های هوشمند می توانند بلندگوهای هوشمند، فتوکپی، دستگاه های قهوه، قفل هوشمند و موارد دیگر باشند.
وجود چنین دستگاه های هوشمند در دفتر با خطرات امنیتی احتمالی همراه است. مهم نیست که تجارت شما در چه اندازه باشد، داشتن امنیت دفتر خوب IoT به منظور مدیریت ایمن دستگاه های هوشمند بسیار مهم است. انواع دیگر تجهیزات تجاری لازم به روترها و پشتیبان گیری در محل است. [ تجهیزات اساسی اداری ]
4- وسایل آشپزخانه
یک دستگاه قهوه ساز به عنوان تجهیزات ضروری دفتر شناخته شده است. کارمندان باید از مواد غذایی و نوشیدنی ها آبرسانی شده و راضی باشند. تهیه قهوه و آب رایگان به کارمندان خود کمک می کند تا آنها را با انگیزه و کارآمد نگه دارید. بنابراین انتخاب یک دستگاه پخش آب در محل کار شما ایده خوبی است. [ تجهیزات اساسی اداری ]
وسایل آشپزخانه
دستگاه قهوه فروشی تنها یکی از گزینه هایی است که شرکت ها می توانند برای آن اقدام کنند. اگر شرکت شما ترجیح می دهد یک مرغوبیت با کیفیت تر داشته باشد، می توانید یک دستگاه اسپرسو یا فنجان قهوه انتخاب کنید.
ارائه قهوه رایگان به کارکنان می تواند به آنها کمک کند تا متمرکز و بهتر تمرکز کنند. داشتن یک دستگاه قهوه اداری تأثیر مثبتی در فرهنگ شرکت و روحیه کارکنان دارد. بسته به اندازه شغل خود، می توانید انواع مختلفی از دستگاه های قهوه را انتخاب کنید.
داشتن گزینه گرم کردن غذا راهی برای ترغیب کارمندان برای ماندن در محل کار برای ناهار است. بنابراین تهیه کارد و چنگال و سایر وسایل آشپزخانه یک ضرورت است. تمیز نگه داشتن آشپزخانه اداری در صورت فراهم نبودن وسایل کاری دشوار است. وسایل تمیز کردن مختلفی مانند حوله های کاغذی و صابون ماشین ظرفشویی برای مرتب کردن فضای آشپزخانه لازم است. [ تجهیزات اساسی اداری ]
4- سیستم های تلفنی
ارتباطات مؤثر ابزاری اساسی برای هر مشاغل است. هنگام در نظر گرفتن تجهیزات تجاری، شرکت ها باید همیشه در یک سیستم تلفن خوب اداری سرمایه گذاری کنند. به این ترتیب کارکنان می توانند ارتباط خود را با مشتریان و همکاران در سطح شخصی حفظ کنند. ویژگی ها، اندازه ها و گزینه های مختلف سیستم های مختلف تلفنی در دسترس است. شرکتها باید از نظر اهداف و نیازها آنهایی را انتخاب کنند که متناسب با مشاغل خود باشد. بسیاری از ارائه دهندگان در انگلستان سیستم های تلفنی اداری متناسب را ارائه می دهند.
دو سیستم مناسب برای مشاغل سیستم های تلفن PBX و VoIP هستند. تفاوت اصلی بین این دو سیستم در نحوه اتصال کاربران است. کارمندان با سیستم های VoIP از طریق اینترنت تماس می گیرند، زیرا این یک سیستم تلفن ابری است، در حالی که سیستم های PBX از یک خط تلفن استاندارد استفاده می کنند.
یکی دیگر از ابزارهای مفید اداری در داخل مشاغل، تلفن همراه تجاری است. این بهترین راه کار برای کارکنان از راه دور و حفظ تعادل سالم کار و زندگی است. به این ترتیب آنها هرگز تماسهای مهم را از دست نمی دهند. تلفن های همراه تجاری بهترین راه حل برای کارکنان تلفن همراه است، به معنی آنهایی که برای اهداف تجاری و یا مواردی که عمدتا در خارج از دفتر کار می کنند، بسیار مسافرت می کنند. به طور عمده نمایندگان فروش ممکن است از تلفن همراه شغلی بهره مند شوند زیرا این امکان را برای آنها فراهم می کند تا فرایندهای فروش را بهبود بخشند. [ تجهیزات اساسی اداری ]
5- فتوکپی و چاپگر
در هر مشاغل قطعاً باید برخی از ماشینهای اساسی مانند چاپگر مشاغل، دستگاه فتوکپی و اسکنر وجود داشته باشد. فتوکپی و چاپگر بدون شک تجهیزات ضروری دفتر در مشاغل هستند. به جای خرید فتوکپی، شرکت های با بودجه کم می توانند امکان اجاره فتوکپی را انتخاب کنند. همین مورد در مورد چاپگرها نیز صدق می کند، زیرا اجاره چاپگر می تواند یک انتخاب مقرون به صرفه باشد.
باز هم بسته به نیاز دفتر خود می توانید انواع مختلفی از دستگاه های اداری را انتخاب کنید. هنگام در نظر گرفتن چاپگر، پارامترهایی وجود دارد که می توانید در نظر داشته باشید. اولا، مهم است که به اندازه دفتر خود فکر کنید. اطمینان حاصل کنید که چاپگر شما فضای زیادی از فضای کاری شما نمی گیرد. چاپگرها می توانند گزینه های اسکن و فکس را داشته باشند. یکی دیگر از ویژگی هایی که باید در نظر داشته باشید فیدر اتوماتیک اسناد است. اگر بخواهید یکباره اسناد زیادی را اسکن کنید، لازم است فیدر اسناد ضروری باشد. [ تجهیزات اساسی اداری ]
6- نرم افزار رایانه ای
با توجه به اینکه اطلاعات ستون فقرات هر مشاغل است، نرم افزار رایانه ای یکی دیگر از ضروریات است که تحت دسته لوازم ضروری دفتر قرار می گیرد. نرم افزارهای رایانه ای شامل برنامه های مفید، نرم افزار ضد ویروس، نرم افزار پردازش کلمه و سیستم های CRM هستند.
با توجه به مشاغل، شرکت ها می توانند انواع مختلفی از برنامه ها را در نظر بگیرند. یک ابزار بسیار مهم برای محافظت از دستگاه ها در برابر هکرها، یک نرم افزار ضد ویروس قابل اعتماد است. نرم افزارهای ضد ویروس مختلفی وجود دارند که ویژگی های مختلفی را ارائه می دهند.
یک نرم افزار پردازش کلمه ابزاری اساسی در دفاتر است در حالی که اصلاحات غلط را بهبود می بخشد، سرعت کلی را بهبود می بخشد و خطاها را کاهش می دهد. علاوه بر این مزایا، پردازش کلمه به کارمندان نیز کمک می کند تا کارآمدتر و دقیق تر عمل کنند. سرانجام، سیستم های CRM ابزاری مفید برای ادغام در مشاغل است. ایجاد یک ارتباط خوب با مشتری در هر تجارت ضروری است. ایجاد و حفظ این رابطه می تواند در یک محیط آنلاین یا با ارتباط شخصی از طریق تماس تلفنی انجام شود. [ تجهیزات اساسی اداری ]
7- لوازم التحریر
لوازم التحریر اداری موارد اساسی اساسی روزانه ای هستند که باید هر مشاغل داشته باشد. مواردی مانند قلم، کاغذ، نوت بوک، تجهیزات پس از آن و سایر لوازم ضروری دفتر برای کارآمد و کارآمد در اختیار کارکنان است.
با استفاده از فناوری پیشرفته، بعضی اوقات می تواند تمام روز را خسته کننده جلوه دهد. بسیاری از کارمندان می خواهند از صفحه ها فرار کنند و قلم و کاغذی بگیرند تا برخی از یادداشت ها را یادداشت کنند. حتی اگر این فناوری به سرعت در حال پیشرفت است، اهمیت لوازم التحریر هنوز قوی است و آنها همچنان ابزارهای ارزشمندی هستند.
با توجه به نقص های فنی، داشتن نسخه کپی مطمئن تر از داشتن یک سند آنلاین است. استفاده از کاغذ بیش از حد در دفاتر بهترین راهکار سازگار با محیط زیست نیست. تلاش برای یافتن تعادل بین اسناد آنلاین و نسخه های سخت ممکن است راه حل خوبی باشد. یک راه عالی برای استفاده کم کاغذ، یک دفترچه یادداشت دیجیتال است. این ممکن است یک سرمایه گذاری گران باشد، اما مطمئناً با توجه به اینکه این یک راه عالی برای صرفه جویی در محیط زیست است، ارزش آن را دارد.
بسته به نوع مشاغل، ممکن است خوب باشد که فقط ملزومات اصلی دفتر مربوطه را متناسب با شغل انتخاب کنید. سؤال از كاركنان در مورد نیاز آنها برای انجام كار خود به صورت كارآمد نیز می تواند برای انتخاب لوازم التحریر مناسب مفید باشد. این لوازم اداری را می توان با نام شرکت نشان داد که حرفه ای و یکنواختی را نشان می دهد. [ تجهیزات اساسی اداری ]
8- تجهیزات ذخیره سازی
لوازم اداری مانند پوشه های ذخیره سازی، فلش دیسک های USB و هارد دیسک های خارجی به مشاغل کمک می کند تا همه چیز را سازمان یافته و جداگانه نگه دارند. حتی اگر این فناوری در حال پیشرفت است و شرکت ها به صورت آنلاین فعالیت می کنند، کار کاغذی همیشه جزئی از هر تجارت است.
بنابراین پوشه های ذخیره سازی ابزاری مفیدی برای مشاغلی است که می خواهند پرونده های خود را سازماندهی کنند. جعبه های ذخیره شده دارای برچسب نیز ممکن است به بایگانی اسناد کمک کند. صرفه جویی در اسناد در دیسک فلش USB یکی دیگر از راههای مناسب برای ایمن نگه داشتن اسناد است. هنگام ذخیره اسناد در دیسک USB، مطمئن هستید که از نسخه اصلی نسخه پشتیبان تهیه کرده اید.
علاوه بر فلش دیسک USB، یک هارد اکسترنال یک ابزار دفتری ضروری است که باید از آن استفاده کند. با این کار فضای ذخیره سازی اضافی در هر رایانه ای در اختیار تجارت شما قرار می گیرد.
9- ابزارهای همکاری
ابزارهای همکاری مانند تابلوهای اداری تجهیزات اداری لازم هستند. این ابزارها باعث می شوند که ایده ها در یک شرکت سازمان یافته آسان تر شود. ماهیت همکاری، اشتراک دانش و مهارت برای دستیابی به بهترین نتیجه است. تخته های سفید یک ابزار مناسب برای ترسیم نقشه ها یا استراتژی های ذهن است. همچنین این یک راه عالی برای یادداشت کردن چند یادآوری برای پیگیری شماست. آنها در دفاتر خصوصی و سالن های کنفرانس مناسب هستند.
یکی دیگر از ابزارهای همکاری که در هر محیط کاری ضروری است، تابلوی اعلانات است. اینها به بهترین شکل در اتاق استراحت یک شرکت قرار دارند. هدف این هیئت عمدتاً آگاهی دادن به کارکنان در مورد وضعیت فعلی و بروزرسانی آنها درمورد وظایف روزانه است.
پروژکتورها نیز در شرکت ها یک ضرورت هستند. این تجهیزات اداری بیش از نمایان کردن یک فضای تجاری مدرن، نوآورانه و با فناوری پیشرفته انجام می دهد. با یک پروژکتور، شرکت ها می توانند اطلاعات را سریعتر به اشتراک بگذارند، بهتر ارتباط برقرار کنند و راحت تر همکاری کنند. یک پروژکتور همچنین یک ابزار اداری مناسب برای استفاده در اهداف آموزشی است. کارآموزان می توانند اطلاعات نمایش داده شده را به راحتی مشاهده کنند و یادداشت برداری کنند.
تخته سفید و پروژکتورها روشی برای همکاری با محیط زیست هستند. هر دو گزینه بهتر از استفاده از کاغذ است که آنها را به یک راه حل سبز و مقرون به صرفه تبدیل می کند. تابلوهای اعلانات از آن طرف دوستدار محیط زیست نیستند اما به عنوان منبع عالی الهام بخش هستند. از طریق تابلوهای اعلانات و تابلوهای تبلیغاتی، کارمندان می توانند الهام بخش و با انگیزه باشند. [ تجهیزات اساسی اداری ]
10- ابزارهای بازیافت و زباله های اداری
به نظر نمی رسد ابزارهای بازیافت زباله و بازیافت اولین چیزی است که مشاغل هنگام فکر کردن در مورد تجهیزات اداری در نظر می گیرند. حتی اگر خود آشکار نباشد، برای مشاغل بسیار مفید و سودمند است. دستگاه خرد کننده کاغذ همچنین متعلق به ابزارهای زباله اداری است. خردکن ها اسناد محرمانه، گزارش مشتری یا سایر اسناد را برای شرکت ها آسان تر می کند.
بازیافت در دفتر و تمیز نگه داشتن دفتر شما به تصویر شرکت شما کمک می کند. داشتن سطل آشغال زباله به اندازه کافی و سطل های بازیافت قسمت مهمی از هرگونه دفتر سازمان یافته و تمیز است. مشاغل نه تنها منطقه اداری خود را مرتب نگه می دارند، بلکه به محیط سبز تری نیز کمک می کنند. آخر اینکه بازیافت در دفاتر به افزایش روحیه تیم کمک می کند. این یک روش همکاری با هم برای تمیز نگه داشتن شرکت و لذت بردن است. [ تجهیزات اساسی اداری ]
تجهیزات اداری مناسب فضایی کارآمد را ارائه می دهد
انتخاب تجهیزات اداری مناسب، مشاغل را آسانتر می کند تا کارهای روزانه خود را به روشی روان و مؤثر انجام دهند. در هنگام انتخاب این ابزارهای اداری، مشاغل همیشه باید نیازهای کارمندان خود را در نظر داشته باشند.
اگر کارمندان راضی باشند و از ابزارهای مناسبی برای انجام کار خود برخوردار باشند، انگیزه بیشتری پیدا می کنند و بنابراین کار خود را بهتر انجام می دهند. این بدان معناست که آنها بیشتر تولید خواهند شد. این قطعاً یک وضعیت برنده برای خود شرکت هم برای کارمندان است. [ تجهیزات اساسی اداری ]
دیدگاه شما با موفقیت ثبت شد.